SISTEM PENGELOLAAN ARSIP

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP

DI INSTALASI RADIOLOGI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN TEMANGGUNG

Disusun sebagai salah satu syarat memenuhi Tugas Mata Kuliah Praktek Kerja Lapangan IV (PKL IV)

DISUSUN OLEH :

RISMAWATI DIAN ARETNASIH

P17430212095

REGULER IIIC

PROGRAM STUDI DIPLOMA IV TEKNIK RADIOLOGI

JURUSAN TEKNIK RADIODIAGNOSTIK DAN RADIOTERAPI SEMARANG

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN SEMARANG

2015

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (UU No. 44, 2009). Dalam melaksanakan tugasnya masing-masing, rumah sakit mempunyai pedoman-pedoman khusus sebagai acuan atau pedoman dalam pelayanan terhadap masyarakat sesuai dengan kondisi dan tipe dari rumah sakit tersebut. Oleh karena itu diharapkan pelayanan terhadap pasien dapat dilakukan semaksimal mungkin sehingga meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.

Pengelolaan pelayanan adalah hal yang sangat penting bagi suatu struktur kerja yang bergerak dibidang pelayanan jasa, khususnya bagi suatu rumah sakit. Baik atau buruknya sistem pengelolaan pelayanan akan menentukan kualitas suatu rumah sakit. Rumah sakit yang maju, berkualitas dan terpercaya oleh masyarakat, tentunya akan menunjukan bahwa sistem pengelolaan pelayanan yang ada di rumah sakit tersebut baik.

Instalasi Radiologi sebagai salah satu komponen dari rumah sakit memerlukan suatu  pengelolaan pelayanan yang baik untuk menjadi salah satu penunjang medik dalam membantu menegakkan diagnosa suatu penyakit. Pada Instalasi Radiologi, pengarsipan radiograf ataupun penyimpanan hasil radiograf termasuk termasuk hal yang harus dikelola dengan baik. Sebuah Instalasi Radiologi yang mempunyai tingkat pemeriksaan dan jumlah pasien yang banyak, membutuhkan sistem pengarsipan yang teratur, dimana arsip yang telah disimpan dapat dicari dan ditemukan kembali dengan cepat dan mudah.

Dalam perkantoran atau Rumah Sakit arsip digunakan untuk membantu dalam penyediaan informasi. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip di kantor atau rumah sakit benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam  organisasi. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dengan cara memahami masalah apa yang terkandung didalam arsip. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali (Candrawati, 2010).

Di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung menggunakan sistem pengarsipan secara desentralisasi dimana arsip dikelola sendiri oleh pihak radiologi. Sistem pengarsipan dilakukan secara terpisah dan acak sehingga mempersulit proses pencarian kembali arsip yang telah diarsipkan. Arsip radiograf untuk pasien rawat jalan ditempatkan di ruang administrasi sedangkan arsip radiograf pasien rawat inap, pasien dari Intensive Care Unit (ICU) dan pasien dari Instalasi Gawat Darurat (IGD) ditempatkan pada satu almari terbuka di ruang jaga petugas. Penyusunan arsip radiograf pasien rawat jalan tidak dipisahkan antara arsip radiograf foto rontgen, CT-Scan dan USG. Pada penyusunan arsip radiograf pasien rawat inap, ICU dan IGD pun masih bercampur tidak dipisahkan per bangsal atau ruang sehingga menyulitkan dalam pencarian kembali arsip dan membutuhkan waktu pencarian yang lama. Pengadaan buku ekspedisi untuk mencatat laporan keluar masuknya radiograf yang diambil belum memadai karena masih tercampur antara foto rontgen, CT-Scan dan USG. Kelalaian petugas maupun pihak yang mengambil atau meminjam foto mengakibatkan masalah yang besar karena terkadang foto diambil atau dipinjam tanpa menulis di buku ekspedisi yang akan mengakibatkan sulitnya pertanggungjawaban apabila foto hilang.

Berdasarkan pengamatan yang penulis peroleh selama melakukan Praktek Kerja Lapangan 4 (PKL 4) di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung terutama pada masalah-masalah yang terkait dengan sistem pengarsipan maka penulis ingin mengkaji lebih lanjut dengan mengangkat judul Laporan Kasus “SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DI INSTALASI RADIOLOGI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN TEMANGGUNG”.

B.     Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis menemukan masalah sebagai berikut :

1.    Masalah apa saja yang dihadapi pada pengelolaan arsip di Instalasi Radiologi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung ?

2.    Bagaimana solusi pemecahan masalah pada pelaksanaan pengelolaan arsip di Instalasi Radiologi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung ?

C.    Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka penelitian ini memiliki tujuan penulisan yaitu :

1.      Untuk mengetahui masalah yang dihadapi pada pengelolaan arsip di Instalasi Radiologi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung.

2.      Untuk memberikan solusi pemecahan masalah pada pelaksanaan pengelolaan arsip di Instalasi Radiologi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung.

D.    Manfaat Penulisan

Berdasarkan tujuan penulisan di atas, penulis mengemukakan manfaat penulisan sebagai berikut :

1.      Bagi Penulis

Menambah wawasan serta pengembangan ilmu pengetahuan penulis tentang sistem pengelolaan arsip dan melatih penulis dalam pembuatan Laporan Praktek kerja Lapangan IV yang berkaitan dengan tugas-tugas profesionalisme.

2.      Bagi Rumah Sakit

Memberikan masukan dan informasi kepada pihak rumah sakit khususnya petugas Instalasi Radiologi untuk meningkatkan mutu pelayanan terutama pada sistem pengelolaan arsip.

3.      Bagi Institusi

Menambah khasanah ilmu tentang sistem pengelolaan arsip bagi Jurusan Teknik Radiodiagnostik dan Radioterapi Semarang Politeknik Kesehatan Kementrian Kesehatan Semarang.

E.     Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan dan sitematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Berisi tentang pengertian Rumah Sakit, pengertian Instalasi Radiologi, dan sistem pengarsipan.

BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN

Berisi tentang profil RSUD Kabupaten Temanggung, profil Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung, Pemaparan Masalah, dan Pembahasan Masalah

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A.    Pengertian Rumah Sakit

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (Permenkes 147, 2010).

Menurut WHO (World Health Organization), Rumah Sakit adalah bagian integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna (komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat.

Sedangkan menurut undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit, fungsi rumah sakit adalah :

1.      Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit.

2.      Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis.

3.      Penyelenggaran pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.

4.      Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan (screening) teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahan bidang kesehatan.

B.     Pengertian Instalasi Radiologi

Instalasi Radiologi adalah tempat penyelenggaraan pelayanan radiologi dan atau radioterapi kepada pasien yang membutuhkan dengan menegakkan diagnosis yang cepat dan tepat dan atau pemberian radioterapi yang akurat (Liwoso, 2012).

C.    Sistem Pengarsipan

1.      Pengertian Arsip

Secara terminologis, arsip, warkat atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi atau lembaga atau badan atau perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Walne, 1988: 128). Sedangkan menurut UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2.      Tujuan Pengarsipan

Menurut Dwiyulia (2012), dalam pengarsipan memiliki beberapa tujuan sebagai berikut :

a.       Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan.

b.      Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.

c.       Memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

d.      Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat.

e.       Membantu kita dalam berkomunikasi dengan orang lain.

3.      Jenis Pengarsipan

Menurut Bhavati ( 2014), arsip dibedakan menjadi berbagai jenis arsip, baik berdasarkan bentuk fisik, berdasarkan masalah, kepemilikan, berdasarkan sifat, dan berdasarkan fungsinya. 

a.     Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

1)      Arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur, dll

2)      Arsip tidak berbentuk lembaran atau arsip elektronik. contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll

b.      Jenis arsip berdasarkan masalahnya

1)      Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya, kuitansi, giro, cek.

2)      Inventory record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang, merk, ukuran, harga.

3)      Personal record,  arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.

4)      Sales Record, arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: daftar agen distributor, daftar penjualan barang.

5)      Production record,  arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan. dll.

c.       Jenis arsip berdasarkan pemiliknya

1)      Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).

2)      Instansi Pemerintah atau Swasta yang meliputi arsip primer, arsip sekunder, arsip sentral dan arsip unit.

d.       Jenis arsip berdasarkan sifatnya

1)      Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan.

2)      Arsip biasa, arsip yang semula penting kemudian tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu. Contoh: surat lamaran kerja.

3)      Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang. Contoh: surat perjanjian.

4)      Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi.

5)      Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.

e.       Jenis arsip berdasarkan fungsinya

1)      Arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.

2)      Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.

4.      Sistem Pengarsipan

Menurut Candrawati (2010), Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik atau nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Berikut adalah penjabaran dari masing-masing sistem pengarsipan, yaitu :

a.       Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan atau organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

b.      Sistem Subjek (Pokok Isi Surat)

Sistem subjek adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.

1)        Daftar Indeks adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil disebut sub pembagian pembantu.

2)        Perlengkapan menyimpan surat

a)        Filling Cabinet

b)         Guide

c)        Folder

d)        Kartu kendali

3)       Pemberian kode surat.

Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi Arsip.

4)      Penyimpanan surat, dengan cara membaca surat untuk mengetahui isi surat, memberi kode surat, mencatat surat dalam kartu kendali, menyimpan kartu kendali.

c.       Sistem Nomor (Numeric Filing System)

Sistem Nomor merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis berdasarkan urutan nomer dari arsip atau  berkas rekam medis itu sendiri.

d.      Sistem Geografis atau Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi atau wilayah atau kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

e.       Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis yang berdasarkan urutan peristiwa atau kejadian.

5.      Tatacara Penyusunan Arsip

Menurut Suryawan (2013), penyusunan arsip dibedakan menjadi penyusunan sentralisasi, penyusunan desentralisasi dan penyusunan gabungan. Dari ketiga tatacara penyusunan arsip tersebut akan dijabarkan sebagai berikut :

a.         Sistem Penyimpanan Sentralisasi

Sistem penyimpanana sentralisasi adalah Pemusatan pengurusan atau pengelolaan  arsip yang ada di dalam organisasi. Dalam hal ini, Suatu organisasi yang menerapkan sentralisasi memiliki satu unit kearsipan yang mempunyai fungsi membuat kebijakan sekaligus melaksanakan tugas pengurusan arsip untuk kebutuhan seluruh unsur unit kerja organisasi.

Keuntungan Sentralisasi :

1)        Memberikan prosedur yang konsisten.

2)        Jelas penanggungjawabnya.

3)        Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara bersama.

4)        Memberikan pelayanan yang seragam bagi semua unit kerja atau departemen.

5)        Meminimalkan duplikasi arsip aktif.

6)        Memberikan penggunaan ruang, peralatan, personalia secara lebih baik.

7)        Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan arsip aktif.

8)        Memberikan cara penemuan arsip sekali jalan

Kelemahan Sentralisasi :

Sentralisasi pada organisasi yang besar akan dihadapkan pada masalah keterlambatan penanganan arsip aktif, yang justru berakibat pada in efisiensi dan in efektifitas.

b.      Sistem Penyimpanan Desentralisasi

Desentralisasi menunjukkan pendistribusian wewenang penyelenggaraan kegiatan kearsipan kepada setiap unit kerja dalam suatu organisasi.

Keuntungan Desentralisasi :

1)      Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan

2)      Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada dilokasi unit atau bagian

3)      Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.

Kelemahan Desentrasilasi :

1)      Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan

2)      Pemborosan biaya dan perlengkapan

3)      Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut

4)      Kemungkinan terdapat kesamaan arsip karena tiap unit atau bagian memiliki arsip tersendiri

c.       Sistem Penyimpanan Kombinasi atau Gabungan

Sistem penyimpanan kombinasi atau ganda merupakan suatu cara kompromi yang memperbolehkan setiap unit untuk menyimpan dan memelihara arsip atau warkat aktifnya sendiri di kendali pusat unit kearsipan.

Keuntungan Sistem Gabungan :

1)      Keseragaman sistem penyimpanan dan penemuan kembali.

2)      Meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnya arsip.

3)      Terpusatnya pengadaan peralatan sehingga akan lebih efisien dan efektif.

4)      Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan penyusutan arsip.

5)      Memberikan perasaan “aman” bagi manajemen atau pengelola arsip.

Kelemahan Sistem Gabungan :

1)      Problem yang melekat dalam masing-masing sistem dapat muncul pada sistem kombinasi.

2)      Arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu kesatuan.

6.      Permasalahan Dalam Pengarsipan

Rumah sakit tersebut mengalami kesulitan dalam penemuan kembali arsip karena data tersebar dan tidak disimpan dalam satu tempat dan membutuhkan waktu yang sangat lama untuk kegiatan pencarian data yang dibutuhkan (Suryawan, 2013).

Akibat yang ditimbulkan adalah akan terganggunya proses retrival arsip atau berkas rekam medis karena arsip tidak tersimpan dalam satu tempat sehingga saat arsip atau berkas rekam medis di butuhkan dalam proses pelayanan, maka akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menemukan arsip atau berkas rekam medis yang di butuhkan. Hal ini akan mengganggu proses pelayanan terhadap penggunanya (Suryawan, 2013).

Dampak selanjutnya, tenaga atau pegawai yang dibutuhkan dalam proses temu kembali arsip akan tersebut akan bertambah karena arsip yang disimpan tidak di suatu tempat penyimpanan, jadi secara otomatis tenaga yang yang dibutuhkan akan semakin banyak untuk menemukan arsip tersebut (Suryawan, 2013).

Belum lagi dampak lebih lanjut yang timbul dari penelusuran (temu kembali) arsip tersebut. Masalah yang mungkin akan muncul adalah terkait dengan kualitas pelayanan yang diberikan. Misal karena penemuan kembali arsip pasien membutuhkan waktu yang terlalu lama, di sisi lain pasien juga ingin segera mendapatkan pelayanan dari dokter, dokter juga harus segera mendapatkan arsip pasien (dalam hal ini berkas rekam medis) sebelum memberikan pelayan kepada pasien, maka arsip pasien yang berupa berkas rekam medis tersebut seharusnya segera ditemukan. Namun, karena arsip (rekam medis) tidak disimpan dalam satu tempat penyimpanan maka waktu yang dibutuhkan untuk temu kembali arsip tersebut menjadi lama. Hal ini yang menyebabkan tingkat kepuasan pasien dari segi pelayanan menjadi berkurang. Dampak berikutnya yang timbul dari pasien yang kurang tingkat kepuasannya adalah pasien tersebut akan menyebarkan informasi yang belum tentu kebenarannya, namun sesuai yang dirasakannya, kepada orang lain. Tentu saja hal ini akan mengancam kelangsungan organisasi kesehatan yang dalam hal ini adalah rumah sakit (Suryawan, 2013).

7.      Cara Pemecahan Masalah Pengarsipan

Menurut Suryawan (2013), masalah yang timbul akibat temu balik arsip yang kurang cepat memiliki dampak yang paling banyak, maka diperlukan solusi agar data yang dicari cepat ditemukan, di antaranya:

a.       Membuat sistem penyimpanan yang baik agar dalam penemuan kembali berkas rekam medis dapat ditemukan dengan cepat.

b.      Membuat sistem  penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas rekam medis yang ada di rumah sakit tersebut.

BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

A.    Profil Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung

1.         Sejarah, Visi, Misi, Motto dan Nilai Dasar RSUD Kabupaten Temanggung

a.      Sejarah RSUD Kabupaten Temanggung

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung didirikan pada tahun 1907 yang dulu bernama Rumah Sakit Umum Daerah Djojonegoro Temanggung. Pada tahun 1983, rumah sakit ini merupakan Rumah Sakit kelas D. Dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 303/MEN.KES/SK/IV/1987 RSUD Djojonegoro Temanggung ditingkatkan menjadi Rumah Sakit Kelas C.

Pada tahun 2012, RSUD Djojonegoro Temanggung menerapkan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK-BLUD) per 1 Januari 2012 berdasarkan Keputusan Bupati Temanggung Nomor 440/448 Tahun 2011 dan berganti nama menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung. RSUD Kabupaten Temanggung ditingkatkan menjadi Rumah Sakit Kelas B pada tahun 2013 dengan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.02.03/I/1947/2013 tentang Penetapan Kelas Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung pada tanggal 11 November 2013. RSUD Kabupaten Temanggung menempati lahan seluas 25.885 m² dengan kapasitas Tempat Tidur (TT) sebanyak 216 TT yang terdiri dari :

1)   VIP                         : 18 TT

2)   Kelas Utama A       : 13 TT

3)   Kelas Utama B       : 10 TT

4)   Kelas IA                 : 19 TT

5)   Kelas IB                  : 9 TT

6)   Kelas II                   : 31 TT

7)   Kelas III                 : 94 TT

8)   HCU                       : 4 TT

9)   Isolasi                      : 9 TT

10)  ICU                         : 9 TT

b.      Visi

Memberikan Pelayanan Prima sebagai Pusat Rujukan Kesehatan.

c.       Misi

1)      Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan.

2)      Meningkatkan mutu dan kerjasama pendidikan kesehatan.

3)      Meningkatkan pengelolaan keungan yang efektif dan efisien.

4)      Meningkatkan kinerja dan disiplin pegawai.

d.      Motto

Kesembuhan dan Kepuasan Pasien merupakan Kebahagian Kami.

e.       Nilai Dasar

1)      Profesionalisme (Profesionalism).

2)      Kepedulian (Responsiveness).

3)      Kepuasan Pelanggan (Costumer satisfaction).

4)      Kewirausahaan (Enterpreneurship).

5)      Keterbukaan (Transparancy).

6)      Efisiensi (Efficiency) dan Keadilan (Equity)

2.      Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung

Struktur organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung terlampir.

3.      Fasilitas Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung

a.       Instalasi Gawat Darurat

b.      Instalasi Rawat Jalan

c.       Instalasi Rawat Inap

d.      Instalasi Rawat Intensif

e.       Instalasi Bedah Central

f.       Instalasi Radiologi

g.      Instalasi Hemodialisa

h.      Instalasi Laboratorium

i.        Instalasi Rehabilitasi Medik

j.        Instalasi Farmasi

k.      Instalasi Gizi

l.        Penunjang lain

B.     Profil Instalasi Radiologi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung

1.      Falsafah, Tujuan, Visi, dan Misi Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung

a.      Falsafah

Memberikan pelayanan radiodiagnostik dan USG sebaik-baiknya kepada pelanggan sesuai klinis dan permintaan dokter, tidak lupa memperhatikan bahaya radiasi dan perkembangan ilmu dan teknologi,

b.      Tujuan

Melakukan pemeriksaan rutin dan darurat untuk menunjang diagnosa atau terapi serta beberapa pelayanan keahlian yang ada.

c.       Visi

Instalasi Radiologi berupaya untuk memberikan hasil interpretasi yang optimal dan akurat.

d.      Misi

Memberikan pelayanan pemeriksaan diagnostik penunjang dengan menggunakan teknologi imaging sinar-X, kepada seluruh staf medik fungsional dalam jajaran RSUD Kabupaten Temanggung dan pihak pengguna jasa layanan dari luar RSUD Kabupaten Temanggung.

2.      Struktur Organisasi Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung

Struktur organisasi Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung terlampir.

3.      Jenis Pelayanan di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung

a.      Pemeriksaan Radiodiagnostik

1)      Pemeriksaan Radiodiagnostik Non Kontras

Pemeriksaan radiodiagnostik non kontras merupakan pemeriksaan radiodiagnostik tanpa menggunakan media kontras dan dilaksanakan pada jam kerja serta dilaksanakan sewaktu-waktu (CITO) kecuali pemeriksaan BNO (Blass Nier Oversich) polos. Pemeriksaan radiodiagnostik non kontras tersebut meliputi pemeriksaan cranium, sinus paranasal, mastoid, gigi, ekstremitas atas, ekstremitas bawah, thorax, abdomen, dan vertebrae.

2)      Pemeriksaan Radiodiagnostik Kontras

Merupakan pemeriksaan radiodiagnostik menggunakan media kontras yang dilakukan dengan persiapan terlebih dahulu. Persiapan tersebut sesuai dengan jenis pemeriksaan yang akan dilakukan. Pemeriksaan radiodiagnostik dengan media kontras meliputi pemeriksaan BNO-IVP (Intra Vena Pyelography), Colon In Loop (CIL), Histerosalphingography (HSG), Uretrography, Custography, Uretrocystography, dan Oesophagus.

b.      Pemeriksaan Ultrasonogrpahy (USG)

1)      USG Abdomen atau Ginjal

2)      USG Obstetri dan Gynecology

3)      USG Small Part (Thyroid, Mammae, Scrotum, Leher)

4)      USG Ekstremitas

c.       Pemeriksaan CT-Scan

a.       Pemeriksaan CT-Scan Kepala Kontras dan Non Kontras

b.      Pemeriksaan CT-Scan Thorax Kontras dan Non Kontras

c.       Pemeriksaan CT-Scan Abdomen Kontras dan Non Kontras

d.      Pemeriksaan CT-Scan Whole Body

C.    Paparan Masalah

Sistem pengarsipan merupakan salah satu bagian dari radiologi sebagai penunjang kelancaran pelayanan dalam pengambilam data penyimpanan arsip pasien baik yang masih dibutuhkan maupun yang sudah tidak dibutuhkan. Sistem pengarsipan yang baik disusun secara teratur dan rapi pada satu tempat, misalnya ditempatkan pada almari arsip di ruang arsip. Penempatan arsip sebaiknya tidak ditempatkan secara terpisah. Tujuan dari penempatan tersebut adalah untuk mempermudah dalam pencarian arsip kembali dengan cepat. Pengelompokan arsip terdiri dari urutan abjad, nomor ataupu tanggal pembuatan radiograf yang akan lebih teratur dan efektif dalam pencarian arsip bila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

Di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung menggunakan berbagai tempat dalam penempatan arsip. Arsip Radiograf rawat jalan ditempatkan secara acak di dekat komputer billing di ruang administrasi. Pada penempatan arsip radiograf rawat jalan tidak dipisahkan antara pemeriksaan radiograf biasa, pemeriksaan CT-Scan dan USG. Tempat penyimpanan arsip pun kurang memadai, karena hanya diselipkan di dekat tumpukan buku yang akan membuat radiograf mudah terlipat dan mudah rusak. Kemudian untuk arsip radiograf dari rawat inap, IGD dan ICU ditempatkan dalam satu rak di ruang jaga radiografer. Penempatan arsip radiograf tersebut kurang tertata rapi karena hanya dijajar menurut tanggal dan tidak dipisahkan menurut bangsal atau ruang. Sehingga akan menyulitkan dan kurang efektif dalam pencarian kembali arsip radiograf.

Gambar 1. Penempatan Arsip Radiograf Rawat Jalan di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung

Gambar 2. Penempatan Arsip Radiograf Rawat Inap, IGD dan ICU di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung

Selain itu, penyedian buku pengambilan foto untuk mencatat laporan keluar masuknya radiograf masih belum cukup memadai. Buku Ekspedisi di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung terdiri dari buku pengambilan hasil rawat jalan, buku pengambilan hasil untuk rawat inap, buku pengambilan hasil tanpa bacaan dan buku pengembalian foto. Buku pengembalian foto tersebut tidak difungsikan kembali karena peminjam terkadang malas untuk menulis laporan pengembalian arsip radiograf dalam buku tersebut. Buku pengambilan foto antara pemeriksaan rontgen, CT-Scan dan USG dicampur jadi satu baik pada buku pengambilan foto rawat jalan, ICU, IGD, maupun rawat inap. Buku pengambilan foto pada pasien rawat inap pun tidak dipisahkan per ruang atau bangsal. Hal tersebut akan mengakibatkan kesulitan dalam pencarian kembali pihak yang mengambil foto ketika terjadi kehilangan radiograf, hasil CT-Scan maupun USG.

Selain arsip radiograf, penyimpanan arsip permintaan foto dan hasil ekspertisi tidak rapi dan acak. Penempatan arsip tersebut kurang rapi dan masih tercampur antara arsip radiograf, CT-Scan dan USG. Penempatan arsip permintaan foto dan hasil ekspertisi diletakkan pada almari terbuka yang akan mempermudah kertas rusak dan bercampur dengan arsip lainnya.

Gambar 3. Penempatan Arsip Lembar Permintaan Foto dan Hasil Ekspertisi di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung.

D.    Pembahasan

1.      Masalah Pada Pengelolaan Arsip Radiograf di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung.

a.       Sistem pengarsipan radiograf di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung ditempatkan secara terpisah dan acak, tidak dikumpulkan pada satu ruang arsip sehingga mempersulit proses pencarian jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

b.      Arsip radiograf tidak ditempatkan dalam satu almari khusus, untuk arsip radiograf rawat jalan hanya diselipkan di dekat tumpukan buku di ruang administrasi sedangkan arsip radiograf rawat inap tidak dipisahkan per ruang atau bangsal dan bercampur dengan arsip radiograf pasien dari IGD dan ICU.

c.       Di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung memiliki buku ekspedisi yang khusus mencatat laporan masuk keluarnya radiograf namun buku ekspedisi tersebut masih bercampur antara pengambilan hasil rontgen, CT-Scan maupun USG sehingga ketika terjadi kehilangan arsip radiograf dan ingin menelusur kembali siapa yang mengambil atau meminjam hasil sementara mengalami kesulitan.

2.      Solusi Pemecahan Masalah Pada Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Radiograf di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung.

a.       Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung menyediakan tempat atau ruang khusus untuk tempat penyimpanan arsip radiograf maupun arsip lembar permintaan foto dan hasil ekspertisi. Untuk arsip radiograf diletakkan dalam satu almari. Arsip radiograf pasien rawat jalan dijadikan dalam satu almari dan dibagi antara arsip rontgen, CT-Scan dan USG. Sedangkan untuk pasien rawat inap dan IGD disimpan dalam satu almari yang dibagi menjadi beberapa bagian menurut kelas atau bangsal.

Kelebihan :

1)      Penyimpanan radiograf yang diarsipkan di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung akan lebih teratur karena tersimpan dalam satu tempat.

2)      Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pencarian suatu radiograf yang diarsipkan akan semakin singkat.

            Kekurangan :

            Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung harus menyediakan ruangan sendiri yang               lebih luas untuk tempat pengarsipan radiograf dan membutuhkan dana yang besar untuk                       menyediakan ruang arsip tersebut.

b.      Menyusun arsip radiograf dalam almari yang sudah terbagi-bagi menurut jenis arsip nya baik rawat jalan, ICU, IGD dan rawat inap. Untuk arsip rawat jalan dipisahkan menjadi arsip rontgen, CT-Scan dan USG sedangkan rawat inap dipisahkan menurut bangsalnya. Untuk penyusunan arsip lembar permintaan foto dan arsip hasil ekspertisi sebaiknya disusun secara rapi dalam stopmap yang didalamnya terdapat pengait kemudian disimpan dalam almari dan diurutkan berdasarkan tanggal serta dipisahkan menurut jenis pemeriksaannya sehingga mudah dalam pencarian kembali ketika dibutuhkan.

Berikut adalah desain almari untuk arsip radiograf rawat jalan dan rawat inap serta IGD :

Gambar 4. Desain Almari Arsip Radiograf Rawat Jalan

Gambar 5. Desain Almari Arsip Radiograf Rawat Inap, IGD dan ICU

Kelebihan :

1)   Arsip radiograf rawat jalan, IGD, ICU maupun rawat inap akan tertata rapi karena sudah dipisahkan menurut jenis dan bangsal (untuk rawat inap).

2)   Pencarian arsip radiograf kembali akan lebih mudah dan tidak menghabisakan banyak waktu.

3)   Stopmap yang digunakan harganya murah sehingga tidak memerlukan biaya yang besar untuk membeli stopmap.

 Kekurangan :

1)      Instalasi Radiologi RSUD Temanggung membutuhkan dana untuk menyediakan almari yang akan digunakan untuk menempatkan arsip radiograf baik rawat jalan, IGD, ICU maupun rawat inap.

2)      Pengadaan stopmap untuk menyimpan arsip lembar permintaan foto dan hasil ekspertisi sulit karena pihak gudang rumah sakit membatasi jumlah permintaan barang yang dibutuhkan.

c.       Membuat buku ekspedisi secara terpisah yaitu buku ekspedisi pasien rawat jalan rontgen, CT-Scan dan USG. Kemudian buku ekspedisi untuk pasien rawat inap yaitu dipisahkan menurut bangsal untuk buku ekspedisi rontgen, CT-Scan dan USG. Di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung menyediakan buku ekspedisi pengambilan foto tanpa hasil yang sangat bermanfaat untuk mengetahui pihak yang meminjam atau mengambil hasil rontgen, CT-Scan dakembali buku pengembalian arsip radiograf.

Kelebihan :

1)      Mempermudah dalam pencarian kembali pihak yang meninjam atau mengambil hasil ketika terjadi kehilangan maupun kesalahan yang lain terkait dengan hasil rontgen, CT-Scan maupun USG.

2)      Instalasi Radiologi mempunyai bukti tertulis yang menjelaskan keberadaan radiograf yang diarsipkan dan mengetahui apakah arsip radiograf sudah diambil pasien atau keluarga pasien atau dipinjam oleh dokter maupun perawat, sehingga kemungkinan untuk terjadinya kesalahan atau kekeliruan yang dibebankan ke Instalasi Radiologi semakin kecil.

Kelemahan :

1)      Banyaknya buku ekspedisi yang harus dibuat.

2)      Petugas bekerja ganda untuk mencari dan membedakan pencatatan antara radiograf yang dipinjam dengan radiograf yang sudah diambil pasien atau keluarga pasien.n USG dengan tanpa bacaan atau hasil ekspertis dari dokter. Selain itu, petugas dan seluruh pihak radiologi memanfaatkan 

BAB IV

PENUTUP

A.     Kesimpulan

      Berdasarkan hasil analisis diatas tentang Sistem Pengelolaan Arsip di Instalasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

    1.      Masalah yang dihadapi dalam sistem pengelolaan arsip adalah tidak tersedianya ruang khusus arsip, penempatan arsip radiograf baik rawat jalan, rawat inap, IGD dan ICU maupun arsip lembar permintaan foto dan hasil ekspertisi ditempatkan secara acak dan terpisah, dan penyediaan buku ekspedisi yang kurang memadai.

    2.      Solusi pemecahan masalah pada sistem pengarsipan di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung adalah menyediakan ruang khusus arsip, menyediakan almari khusus arsip untuk arsip radiograf rawat jalan, rawat inap, IGD dan ICU. Penempatan arsip radiograf rawat jalan dipisahkan menurut jenis pemeriksaan seperti pemeriksaan rontgen, CT-Scan dan USG sedangkan untuk arsip radiograf rawat inap, IGD dan ICU dipisahkan menurut bangsal atau kelas. Untuk arsip lembar permintaan foto dan hasil ekspertisi diurutkan berdasarkan nomor foto dan dikelompokkan berdasarkan periode tertentu dalam stopmap yang terdapat pengaitnya.

B.     Saran

      Berdasarkan hasil pengamatan yang penulis lakukan, didapatkan saran sebagai berikut :

     1.      Pihak Rumah Sakit menyediakan almari untuk penempatan arsip radiograf untuk rawat inap dan rawat jalan, selain itu menyediakan stopmap yang terdapat pengaitnya.

    2.      Seluruh karyawan di Instalasi Radiologi memfungsikan kembali buku pengembalian foto agar mempermudah dalam mencari pihak yang mengambil atau menghilangkan arsip foto.

DAFTAR PUSTAKA

Endang, Sri. 2014. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/05/jenis-jenis-arsip.html diakses pada tanggal 19 Maret  2015.

Instalasi Radiologi. 2011. Standar Pelayanan. Temanggung : Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung.

Liwoso, Aldy Gustav. 2012. Modul Analisa Sistem Informasi Radiologi. https://id.scribd.com/doc/118627512/Modul-Analisa-Sistem-Informasi-Radiologi-PDF. Aldy Gustav Darma Liwoso 2012 diakses pada tanggal 19 Maret 2015.

Permenkes No. 147 tahun 2010 tentang Perijinan Rumah Sakit

RSUD Kabupaten Temanggung. 2014. Profil Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung. Temanggung : RSUD Kabupaten Temanggung.

Suryawan. 2013. Mengidentifikasi Masalah Yang Terkait Sistem Pengelolaan Arsip. http://suryawan08.blogspot.com/2013/04/mengidentifikasi-masalah-yang-terkait.html. diakses pada tanggal 18 Maret 2015.

Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

Undang-Undang Nomor 44 Tahun 200 9 tentang Rumah Sakit.

Yuliasari, Dwi. 2012. Tatacara Pengarsipan. http://jurusankuskr.blogspot.com/2012/11/tata-cara-pengarsipan.html dwi yuliasari 2012 diakses pada tanggal 19 Maret 2015.